Begroting maken

In veel gevallen is het moeilijk om aan te geven wat kunst kost. De bedoeling van een begroting is dan ook om je kosten inzichtelijk te maken. Wees open en transparant. Zorg dat er geen nieuwe vragen ontstaan door je begroting. Wees duidelijk in wat je nodig hebt en waarvoor. Wees reëel, maar doe jezelf vooral ook niet tekort.

Stap 1: Download het werkdocument ‘Begroting’
Een begroting is een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode of voor een bepaald project. Een begroting hoort altijd sluitend te zijn, dat betekent dat de uitgaven even hoog zijn als de inkomsten.

Stap 2: Uitgaven
Begin met het opschrijven van alle verwachte kosten. Gebruik kopjes, zodat de begroting overzichtelijk is. Zet onderwerpen die bij elkaar passen, bij elkaar. In het werkdocument zie je dat wij werken met de kopjes: Organisatie, Techniek & Productie, Promotie en Programma.
Begin met alle kosten waarvan je het precieze bedrag al weet. Daarna komen de kosten waar je het precieze bedrag nog niet van weet. Hiervan maak je een schatting. Dat doe je natuurlijk niet ‘zomaar’ maar op basis van onderzoek en/of offertes. Zo kom je later ook niet voor onaangename verrassingen te staan.
Een post ‘Organisatiekosten’ is niet volledig genoeg. Om hoeveel uren gaat het en tegen welk tarief? Maak je deze uren zelf of schakel je hier iemand voor in? Dat geldt ook voor de andere onderwerpen. Als je materialen nodig hebt, specificeer dan welke, hoeveel, waar vandaan, de prijs, etc.

Stap 3: Inkomsten
Nu je alle kosten in beeld hebt, ga je nadenken over inkomsten. Krijg je een bijdrage vanuit een subsidie of een fonds? Of maak je gebruik van crowdfunding? Ook goederen of diensten die je gesponsord krijgt, zijn inkomsten. En vergeet ook de kaartverkoop en eventuele merchandising niet! Zorg dat je verschillende inkomstbronnen hebt. Er zijn maar weinig geldverstrekkers die 100% van een project bekostigen. Hiermee laat je ook zien dat je bereid bent om moeite te doen je project te laten slagen.

Tips

• Een begroting moet geen extra vragen oproepen, hij moet zichzelf kunnen verklaren
• Gebruik geen vage omschrijvingen.
• Geef duidelijke posten aan, verdeeld op onderwerp; bijvoorbeeld organisatie, promotie, productie, techniek.
• De meningen over de post ‘onvoorzien’ kosten zijn verdeeld. De vroegere standaard 15% lijkt achterhaald. Ons advies is; doe het niet, maar vermeld waar je nog twijfels over hebt.
• Als je het uit kunt leggen, dan is het geen probleem wanneer je honorarium meer dan 25% is.

Stap 4: Belasting
Houd rekening met het betalen van BTW. Vermeld in de begroting of de prijzen in- of exclusief BTW zijn. Voeg bijvoorbeeld een extra kolom toe om de splitsing te kunnen maken. Let ook op dat de BTW kan variëren van 9 tot 21%. 

Stap 5: Laatste check

Je bent zo ver; je hebt je begroting sluitend gekregen! Doe dan nog één laatste check:

• Is het uurtarief van de artiest minimaal gelijk, of hoger aan het uurtarief van de organisator?
• Zijn de totale organisatiekosten tussen de 20-25% van de totale kosten?
• Zijn de promotiekosten niet hoger dan 15% van het totaalbedrag?
• Spreekt je begroting voor zich? Geef anders een toelichting in je projectplan.
• Kan jij op alle bovenstaande vragen ‘ja’ antwoorden of kan je verklaren waarom niet.

Dan is hij good-to-go!

Veel gestelde vragen

Wil je graag dat er iemand met je meekijkt? Mail of bel met de cultuurregisseur uit jouw gebied.