Begroting maken

Het is vaak lastig om te zeggen wat cultuur kost. Een begroting helpt om je kosten duidelijk te maken. Wees open en duidelijk. Zorg dat je begroting geen vragen oproept. Laat zien wat je nodig hebt en waarvoor. Wees eerlijk, maar vraag ook genoeg.

Stap 1: Download het werkdocument ‘Begroting’
Een begroting laat zien hoeveel geld je verwacht te krijgen en uit te geven. Alles moet kloppen: de uitgaven moeten even hoog zijn als de inkomsten.

Stap 2: Uitgaven
Schrijf eerst alle kosten op die je verwacht. Gebruik kopjes om het overzichtelijk te maken. Zet dingen die bij elkaar horen, samen. In het documen zie je dat wij werken met de kopjes: Organisatie, Locatie, Activiteit, Promotie, Overig en Onvoorzien.

• Organisatie | Het totaal van kosten voor organisatie en medewerkers.
• Locatie | Het totaal van kosten voor huur locatie en overige kosten als stoelen, dranghekken, mobiele toiletten etc.
• Activiteit | Het totaal van kosten voor techniek, materiaal, muzikanten, docenten, sprekers etc.
• Promotie | Denk aan flyers, advertenties, social media, maar bijvoorbeeld ook een fotograaf om jouw initiatief vast te leggen.
• Overig | Denk aan verzekeringen, vergunningen, beveiliging, EHBO en auteursrechten.
• Onvoorzien | Gebruik deze post nie of hou hem klein, ongeveer 5%. Leg bij de toelichting uit welke risico’s er zijn. Zo toon je aan dat je voorbereid bent.

Begin met alle kosten waarvan je het precieze bedrag al weet. Daarna komen de kosten waar je het precieze bedrag nog niet van weet. Hiervan maak je een schatting. Dat doe je natuurlijk niet ‘zomaar’ maar op basis van onderzoek en/of offertes. Zo kom je later ook niet voor onaangename verrassingen te staan.

Stap 3: Toelichting
Leg per onderdeel kort uit hoe je aan het bedrag komt. Schrijf niet alleen ‘Organisatie’, maar noem het aantal uren en het tarief. Doe je dit zelf of huur je iemand in? Dit geldt ook voor andere posten. Heb je materialen nodig? Schrijf op welke, hoeveel en wat ze kosten.

Stap 4: Dekking
In een dekkingsplan laat je zien hoe je de kosten gaat betalen. Dit kan met subsidie, fondsen, sponsoring of inkomsten uit kaartverkoop en merchandise. Zet ook je eigen uren als ‘eigen bijdrage’ erbij, met het aantal uren, de prijs per uur en de btw.

Tips

• Een begroting moet duidelijk zijn en geen vragen oproepen.
• Gebruik geen vage woorden. Maak duidelijke posten, zoals organisatie, promotie, productie en techniek.
• Over ‘onvoorzien’ kosten zijn de meningen verdeeld. Ons advies: laat het weg of benoem duidelijk waar je twijfels over hebt.
• Als je het goed uitlegt, is een honorarium van meer dan 25% geen probleem.

Belasting
Houd rekening met het betalen van BTW. Vermeld in de begroting de prijzen in- en exclusief BTW zijn. Let ook op dat de BTW kan variëren van 9 tot 21%. 

Stap 5: Laatste check

Je begroting is klaar! Controleer nog even het volgende:

• Is het uurtarief van de artiest minstens even hoog als dat van de organisator?
• Zijn de organisatiekosten tussen de 20-25% van de totale kosten?
• Zijn de promotiekosten niet hoger dan 15% van het totaalbedrag?
• Is alles duidelijk? Zo niet, geef een extra toelichting.

Kun je op alle vragen ‘ja’ zeggen of uitleggen waarom niet? Dan is je begroting klaar!

Praktijk
Bekijk hieronder hoe één van onze initiatiefnemers de begroting heeft uitgewerkt. Wil je graag dat er iemand met je meekijkt? Neem contact op met de cultuurregisseur uit jouw gebied.