Je bruist van de ideeën en wil die in jouw wijk uitvoeren. Om te beginnen maak je een projectplan. Zo ontstaat er overzicht. Een projectplan is niet alleen handig voor jezelf, maar ook een verplicht onderdeel van bijvoorbeeld een subsidieaanvraag. Maar hoe schrijf je zo’n projectplan?
Het is belangrijk dat een projectplan goed in elkaar zit, overzichtelijk is en makkelijk weg leest. Hierboven kun je een ‘Voorbeeld Projectplan’ downloaden. Alle onderdelen die daarin staan worden in dit artikel toegelicht.
Begin bij het begin, schrijf je (zakelijke) gegevens op. Voor sommige subsidies is het van belang dat je bijvoorbeeld een bedrijf of een stichting hebt, in dat geval schrijf je de organisatie op van waaruit je aanvraagt. Vertel ook kort wie je bent en of je al eens eerder een initiatief hebt georganiseerd.
"Zorg dat je concreet bent; schrijf kort en bondig"
Geef je project een pakkende titel. Deze kan later onder andere terugkomen in je promotie. Omschrijf je project gedetailleerd en zorg dat duidelijk omschreven staat wat het eindresultaat is. Denk ook na welke onderscheidende aspecten in jouw plan zitten. Speel je bijvoorbeeld in op de taalachterstand in de wijk? Of is je onderwerp taboedoorbrekend en wil je een gesprek aangaan met de wijk? Schrijf het op!
"Laat in je projectplan iets van je persoonlijkheid zien; waarin onderscheid jij je van anderen?"
Leuk idee, maar hoe ga je het allemaal organiseren? Je projectplan moet de lezer overtuigen dat je al hebt nagedacht over zaken als hoe je eventuele tickets aan de man brengt, hoe je je samenwerkingspartners hebt gekozen, welke vergunning bij jouw evenement past, enzovoorts. Alle punten waar je aan moet denken staan in de download.
In je planning omschrijf je wanneer je qua organisatie wat doet. Het aanvragen van subsidies kan bijvoorbeeld enkele maanden in beslag nemen en het aanvragen van een vergunning is ook niet in één dag gebeurd (overigens ook niet in één week). Het belangrijkste is dat deze planning reëel is, je wilt niet achter de feiten aanhollen.
Wanneer je projectplan klaar is, maak je voor het evenement of project een draaiboek. Dit is je planning van de dag van het evenement, manifestatie, tentoonstelling of optreden. Het verschil tussen een algehele planning en een draaiboek is dat een planning over meerdere maanden verspreid is en de aanloop naar het event toe weergeeft en een draaiboek het evenement van uur tot uur beschrijft.
Zonder budget geen promotie. Dat klinkt logisch, maar toch komt het vaak voor dat er heel veel van het budget in de organisatie en uitvoering wordt gestoken en heel weinig in de promotie van je eindproduct. Dit onderwerp verdient aandacht (en geld).
"Wees relevant; maak duidelijk wat je doet en voor wie."
Geld is vaak het eerste waar een initiatiefnemer om vraagt, maar voordat je naar geld kunt vragen moet je eerst over stap één tot en met vijf hebben nagedacht. Maak daarna een realistische begroting. Stel jezelf de vraag hoeveel tijd (dus geld) je project écht in beslag neemt en hoeveel kosten je moet maken om het beoogde resultaat te halen.
Maak zichtbaar of de kosten van je project in balans zijn. Denk bijvoorbeeld aan de vraag: Hoeveel geef je uit per bezoeker van je project? Hoeveel omzet moet je draaien om quitte te spelen, of misschien zelfs winst te maken? Als dit niet in balans is, wil er niemand in je project investeren.
Soms verlies je jezelf in je project waardoor je het overzicht kwijtraakt. Om die reden is tussentijds evalueren enorm belangrijk. Je zoomt even in- en uit, gaat terug naar waarom je ook alweer aan dit project bent begonnen en wat je nodig hebt om het te laten slagen. Je kijkt bijvoorbeeld of je nog op schema loopt, je niet te veel geld uitgeeft en of je al genoeg medewerkers / vrijwilligers hebt gevonden. Evalueren kan heel veel rust geven en brengt in beeld waar je nog bij moet sturen.
Bedankt voor je feedback!
Kom je er niet uit? Of heb je nog vragen over dit onderwerp? We helpen je graag!
Een idee is ontstaan, een projectplan geschreven, nu alleen die begroting nog. Om te voorkomen dat je geen geld tekortkomt, om overzicht te hebben, om te weten welke -en hoeveel- kosten je gaat maken en hoe je deze kosten gaat dekken. Hoe begin je eraan? In dit artikel lees je hoe je een begroting maakt.
Cultuur Concreet brengt je in drie stappen de basis van marketing bij. In de cultuursector vond men ‘marketing’ lang een vies woord. Het gaat tenslotte om een hoger doel; de Kunst. Maar spelen voor lege zalen loont – letterlijk – niet en ook voor een kunstenaar is het fijn als iemand jouw ‘product’ koopt. Bovendien is marketing niets anders dan communicatie, het vertellen van een goed verhaal. En laten creatievelingen daar nu juist goed in zijn!
Bij het bedenken van een initiatief is een valkuil dat je in al je goede bedoelingen jouw plan voor iedereen geschikt wilt maken. Voor jong en oud, voor heel Rotterdam en voor ieder wat wils. Wat je over het hoofd ziet, is dat je door het niet specifiek maken van je doelgroep veel mensen zich juist niet aangesproken voelen. Dus, hoe bepaal je je doelgroep?
