Vrijwilligers: rechten, plichten, wetten & regels

Verzekeren

Een ongeluk zit in een klein hoekje, ook als je werkt met vrijwilligers. Moet je je hiervoor verzekeren en hoe werkt dat dan? Als organisatie is het allereerst belangrijk om na te denken over welke risico’s jouw organisatie en vrijwilligers precies lopen en welke verzekeringen je eventueel zelf hebt, voordat je een keuze maakt in de verzekeringen die je afsluit.

Het dossier ‘Verzekeringen’ van het Platform Vrijwillige Inzet geeft duidelijke informatie over de verschillende verzekeringen die mogelijk zijn. Ook vind je er een handig stappenplan om uit zoeken van welke verzekeringen het verstandig is om ze af te sluiten en waar je daarna nog aan moet denken.

Maasstadpolis

Vrijwilligers in Rotterdam zijn automatisch verzekerd via de Maasstadpolis (Polis voor vrijwilligers). Dit is een algemene vrijwilligersverzekering die de gemeente Rotterdam heeft afgesloten voor haar vrijwilligers. Deze verzekering is gratis wanneer je aan de polisvoorwaarden voldoet. Je hoeft je niet aan te melden voor deze verzekering, zolang duidelijk is welke afspraken er gemaakt zijn tussen de vrijwilliger en de organisatie, bijvoorbeeld in een vrijwilligersovereenkomst.

De Maasstadpolis omvat een ongevallenverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en verzekering van persoonlijke eigendommen. In het geval van die laatste twee betreft het een secundaire verzekering. Dit betekent dat er eerst gekeken wordt of de vrijwilliger zelf een verzekering heeft waar de schade op verhaald kan worden. Voor vragen kun je contact opnemen met de gemeente Rotterdam: schadezaken@rotterdam.nl.

Onkostenvergoeding

Ook kun je afspreken dat vrijwilligers bepaalde onkosten kunnen declareren, denk bijvoorbeeld aan kosten voor reizen, parkeren of een maaltijd. Ook deze bijdrage is voor de vrijwilliger onbelast, maar de organisatie moet wel kunnen aantonen dat de kosten zijn gemaakt. In de vrijwilligersovereenkomst kun je opnemen wat er wel en niet gedeclareerd kan worden, of er sprake is van een maximum bedrag en dat bonnetjes moeten worden ingeleverd.

Let op:  de Maasstadpolis dekt géén leden of bestuur van stichtingen of organisaties, en is niet van toepassing in het geval van het lenen of huren van spullen (bijvoorbeeld een huurauto). Ook bestuurdersaansprakelijkheid, evenementen en rechtsbijstand zijn niet gedekt. Het is dus verstandig om als organisatie zelf nog de afweging te maken of je dit aanvullend wil verzekeren.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als een vrijwilliger werkt met jongeren of bijvoorbeeld als bestuurder grote financiële beslissingen mag nemen, kun je overwegen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te vragen. Uit een VOG blijkt dat er geen (justitiële) bezwaren zijn voor de werkzaamheden van de vrijwilliger. Soms kunnen organisaties die werken met vrijwilligers deze VOG gratis aanvragen. Anders kost een VOG ongeveer € 35. De voorwaarden voor een gratis VOG staan op de website van het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport.

Als jouw organisatie gebruik wil maken van de Regeling Gratis VOG moet je voldoen aan een aantal voorwaarden die het ministerie van Veiligheid en Justitie stelt. Je kunt deze voorwaarden in hun geheel terugvinden op de website die de gratis verstrekking mogelijk maakt.

Kort gezegd moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Jouw organisatie staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Jouw organisatie bestaat voor minimaal 70% uit vrijwilligers en is een echte vrijwilligersorganisatie (heeft geen winstoogmerk).
• De vrijwilligers die voor jouw organisatie werken zijn niet al op grond van andere wet- of regelgeving verplicht om een VOG aan te vragen.
• Vrijwilligers binnen jouw organisatie werken met minderjarigen en/of mensen met een verstandelijke beperking.
• Jouw organisatie kan aantonen dat er preventief beleid is om seksueel grensoverschrijdend gedrag te voorkomen.

Veilige werkomgeving

Hoewel de Arbowet niet helemaal van toepassing is op vrijwilligers, hebben zij net als werknemers in loondienst recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. Vrijwilligers moeten een veilige werkplek hebben en indien nodig worden er instructies gegeven om veilig te kunnen werken. Ook is het belangrijk om de duur van het vrijwilligerswerk in de gaten te houden. Als vrijwilligers lange tijd achter elkaar in touw zijn, kunnen ze steken laten vallen waardoor zij zelf de veiligheid in gevaar kunnen brengen. Daarnaast zijn er voorschriften als het werk ernstige risico’s met zich meebrengt, bijvoorbeeld bij:

• grote fysieke belasting;
• risico op gehoorbeschadiging;
• werken op hoogte;

In deze gevallen moet de organisatie zorgen voor passende beschermings- of hulpmiddelen, bijvoorbeeld een steekwagen of oordoppen.

Voor jongeren onder de 18 jaar gelden dezelfde regels als voor betaald werk. Dat betekent dat kinderen tot 16 jaar in principe geen vrijwilligerswerk mogen doen. Of toch wel? Volgens de wet mogen kinderen vanaf 13 jaar buiten schooltijd ‘lichte, niet-industriële hulparbeid verrichten’. Wat is dat dan precies? Denk aan hand- en spandiensten zoals vloeren vegen, afwassen of helpen in de speeltuin. Toezicht en voorlichting zijn voor alle jongeren onder de 18 jaar verplicht.

Download

Vrijwilligers zijn onmisbaar bij het organiseren en uitvoeren van mooie culturele plannen in de wijk. Om initiatiefnemers hierbij te helpen is er nu het handboek 'Vrijwilligers: de basis'. Met welke regels moet je rekening houden en hoe haal je het beste uit jullie samenwerking? Deze leidraad biedt handvatten voor alle organisaties die werken met vrijwilligers.

Dit handboek is een initiatief van Gemeente Rotterdam - Advies op maat uitgevoerd door BMC, Cultuur Concreet en Zorgzaam010.