Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid is niet verplicht, maar draagt wel bij aan een professionele manier van organiseren. Ook als je maar met een paar vrijwilligers werkt, kan het goed zijn jezelf de onderstaande vragen eens te stellen.

Stap-voor-stap

Wat staat er in een vrijwilligersbeleid?

• Wat doet de organisatie en voor wie?
• Wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor vrijwilligers?
• Welke taken worden er door vrijwilligers gedaan en waarom zet je juist daar vrijwilligers voor in?
• Wat betekenen vrijwilligers voor de organisatie?
• Hoe vind je vrijwilligers en hoe wil je ze binden aan de organisatie?
• Wat wil en kan de organisatie voor de vrijwilligers betekenen? Hoe laat je merken dat je hen waardeert? Is er sprake van een vrijwilligersvergoeding, een jaarlijks dinertje, een kerst- of verjaarscadeau?
• Welke voorwaarden stelt je organisatie om ervoor te zorgen dat vrijwilligers hun werk goed en verantwoord kunnen doen in een veilige, vertrouwde omgeving?

Het is een goed idee om je vrijwilligersbeleid regelmatig kritisch te bekijken. Helemaal slim is het om dit samen met je vrijwilligers te doen.

Samenwerken

Zorgzaam010 heeft tips voor een goede samenwerking met vrijwilligers verzameld.

• Duidelijke taak | Zorg ervoor dat elke vrijwilliger precies weet welke taken er van hem of haar verwacht worden.
• Elkaar kennen | Geef alle vrijwilligers een actuele lijst met namen, taken en contactgegevens van alle (relevante) medewerkers.
• Inwerken | Ook vrijwilligers moeten ingewerkt worden. Goede informatie vooraf helpt; denk aan een informatiemap waarin belangrijke zaken in staan. Daarnaast moeten vrijwilligers tijd en begeleiding krijgen bij het uitvoeren van taken en het leren kennen van mensen.
• Begeleiden | Houd regelmatig werkbesprekingen, waarbij vrijwilligers verslag kunnen doen en om hulp of advies kunnen vragen.
• Flexibiliteit | Past het werk toch niet bij de vrijwilliger? Maak het bespreekbaar en kijk samen wat wel kan.
• Vertrouwen | Waar mensen samenwerken kunnen irritaties ontstaan. Zorg dat ook dit soort zaken bespreekbaar zijn en dat mensen ook meer persoonlijke klachten op een vertrouwelijke manier kwijt kunnen.
• Evaluatie | Houd één of twee keer per jaar een (goed voorbereide) bijeenkomst voor alle vrijwilligers, waarin alle zaken rondom het werk van de afgelopen periode besproken kunnen worden.
• Betrokkenheid | Geef de vrijwilligers een rol in het (vrijwilligers)beleid van de organisatie. Hierdoor geef je hen het gevoel en vertrouwen een volwaardige plaats in de organisatie in te nemen.
• Promotie | Zet je vrijwilligers in het zonnetje als je eens ‘de krant haalt’, maar bijvoorbeeld ook in je eigen nieuwsbrief of op social media.

Rechten & plichten

Bij het opstellen van je vrijwilligersbeleid denk je ook na over de rechten en plichten van je vrijwilligers. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar zeker niet vrijblijvend. De afspraken tussen de organisatie en een nieuwe vrijwilliger leg je het liefst vast in een een vrijwilligersovereenkomst.

Download

Vrijwilligers zijn onmisbaar bij het organiseren en uitvoeren van mooie culturele plannen in de wijk. Om initiatiefnemers hierbij te helpen is er nu het handboek 'Vrijwilligers: de basis'. Met welke regels moet je rekening houden en hoe haal je het beste uit jullie samenwerking? Deze leidraad biedt handvatten voor alle organisaties die werken met vrijwilligers.

Dit handboek is een initiatief van Gemeente Rotterdam - Advies op maat uitgevoerd door BMC, Cultuur Concreet en Zorgzaam010.