Vrijwilligers zoeken & vinden

Bij het zoeken naar vrijwilligers staan grofweg de volgende drie onderdelen centraal:

• Communicatie; bepaal hoe je de doelgroep wil bereiken.
• Functieomschrijving; beschrijf de werkzaamheden en taken waar het om gaat.
• Profielschets; beschrijf de kenmerken van de vrijwilliger die je zoekt.

Communicatie

• Bepaal de doelgroep die je wil bereiken. Je kunt hierbij werken met een persona. Die helpt je om een gezicht te geven aan jouw doelgroep.
• Plan je campagne (zowel op het vlak van tijd als middelen) en zet een gevarieerde mediamix in (vacaturebank, sociale media, website, beurzen, lokale pers, netwerk, enz.)

Het is een hele kunst om de teksten zo te schrijven dat potentiële vrijwilligers warmlopen. Wat zet je in ieder geval in een vrijwilligersvacature?

Functie

• Welke taken gaat de vrijwilliger uitvoeren?
• Wanneer is de vrijwilliger nodig? Hoe vaak en hoeveel uur?
• Wat moet de vrijwilliger kunnen?
• Zijn er nog andere bijzonderheden?

Profiel

Niet iedereen is geschikt voor alle werkzaamheden en niet iedereen past in een team. Daarom kun je ook een profielschets aan je vacature toevoegen. Daarin staat bijvoorbeeld:

• of je iemand uit een bepaalde leeftijdsgroep zoekt, bijvoorbeeld senioren of juist jongeren;
• of je iemand met bepaalde ervaring zoekt;
• hoe je verwacht dat de vrijwilliger samenwerkt en/of een bepaalde mate van verantwoordelijkheid krijgt/neemt.

Zorg ook dat je vacature goed is geschreven en neem snel contact op als iemand op jouw vacature reageert; het liefst binnen twee dagen.

Tien tips

Zorgzaam010 heeft tips voor een topvacature verzameld.

1. Titel en foto | Zorg voor een bondige, nieuwsgierig makende titel. Durf naast het logo ook te gaan voor een mooie, grappige of unieke foto.
2. Humor | Een positieve manier van opvallen is met humor. Of omschrijf de activiteiten eens met een knipoog.
3. Geen clichés | Ben jij ook op zoek naar een flexibele, ondernemende, enthousiaste en communicatief vaardige vrijwilliger vol passie? Oeps – met jou nog zo’n 10.311 anderen.
4. Geen jargon | Houd het simpel en vooral menselijk. 
5. Missie | Wat vaak mist, is een missie. Waar offert een vrijwilliger zijn kostbare vrije tijd voor op?
6. What's in it for me? | Schrijf je wervingstekst met de bril van een vrijwilliger op je neus. Waarom willen zij bij jou werken? Beter nog; vraag een huidige vrijwilliger waarom hij/zij zou graag bij jou vrijwilligerswerk doet.
7. Vragen i.p.v. eisen | ‘Functie-eisen’ is een woord dat bij reguliere vacatures thuishoort. Toch wordt het op dit moment in 21% van de vrijwilligersvacatures gebruikt. De term ‘vrijwilligers’ zegt eigenlijk al genoeg. Eisen horen hier niet thuis. Wat dan wel? Denk vanuit het talent dat ieder mens heeft. 
8. Houd het kort | Een vacaturetekst moet iemand binnen een minuut razend enthousiast kunnen maken. Dat betekent overigens ook dat de tekst niet té kort moet zijn; van vaag of onduidelijk wordt niemand enthousiast.
9. Vrijblijvend en laagdrempelig | Maak (starten met) vrijwilligerswerk laagdrempelig. Toewijding moet groeien; mensen leggen zich niet direct voor een jaar, voor vier uur per week vast.
10. Koesteren | Blijf doen wat werkt en koester je vrijwilligers. Verander niet om te veranderen.

Campagne

Je verspreidt jouw vrijwilligersvacature natuurlijk het liefst via zo veel mogelijk kanalen. De volgende moet je in ieder geval niet vergeten:

• Social media: Deel je vacature op bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn. Vraag anderen ook om het bericht actief te delen.
• Netwerk: Veel vrijwilligers beginnen ‘via via’. Vraag vrijwilligers die al actief zijn binnen jouw organisatie of zij mensen weten die het ook leuk zouden vinden om te helpen.
• Free publicity: Lokale media zijn vaak geïnteresseerd in wat gebeurt in de wijk. Stuur een artikel in, nodig een journalist uit of maak zelf een vlog voor bijvoorbeeld OPEN Rotterdam.
• Vacaturebank: In Rotterdam is Zorgzaam010 is het online platform voor vrijwilligerswerk.

Zorgzaam010

Op Zorgzaam010 vind je een overzicht van alle vraag en aanbod op het gebied van vrijwilligerswerk. Je kunt er zelf ook een vraag/ vacature plaatsen en reageren op het online aanbod van vrijwilligers. Hiervoor moet je een profiel aanmaken via www.zorgzaam010.nl/aanmelden. Het platform is gratis voor organisaties die met vrijwilligers werken.

Sollicitatie

Misschien is dit niet het juiste woord, maar voordat een vrijwilliger bij jouw organisatie start, is het goed om in ieder geval een kennismakingsgesprek te plannen. Hier kun je wat dieper ingaan op de taken, beschikbaarheid, maar ook persoonlijkheid. Na dit gesprek kunnen jullie uitspreken of je een match bent. Ook kun je overwegen om een introductie/inwerkperiode af te spreken. Een goede introductieperiode vormt de basis voor een prettige verhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie.

Download

Vrijwilligers zijn onmisbaar bij het organiseren en uitvoeren van mooie culturele plannen in de wijk. Om initiatiefnemers hierbij te helpen is er nu het handboek 'Vrijwilligers: de basis'. Met welke regels moet je rekening houden en hoe haal je het beste uit jullie samenwerking? Deze leidraad biedt handvatten voor alle organisaties die werken met vrijwilligers.

Dit handboek is een initiatief van Gemeente Rotterdam - Advies op maat uitgevoerd door BMC, Cultuur Concreet en Zorgzaam010.