Vrijwilligers: communicatie, begeleiding & feedback

Begeleiding

Wanneer een vrijwilliger staat te trappelen om bij je starten, kun je die persoon natuurlijk niet zomaar in het diepe gooien. Een gedegen begeleiding zorgt ervoor dat een vrijwilliger goed landt, zich zeker voelt en snel een eigen weg kan vinden.

Aansturen & ondersteunen

Het begeleiden van vrijwilligers doe je door aan te sturen en te ondersteunen. Met aansturen bepaal je doelstellingen en geef je richting aan wat er moet gebeuren; een meer leidinggevende rol. Als je ondersteunt, ben je meer een coach. Je motiveert en helpt de vrijwilliger. Begeleiding is erop gericht om vrijwilligers plezier in hun taken te laten houden en de kwaliteit te verbeteren.

Tips

Zorgzaam010 heeft tips verzameld voor een goede samenwerking met vrijwilligers:

• Motivatie | Weet wat de motivatie van de vrijwilliger is voor het doen van het vrijwilligerswerk en stem je begeleiding daarop af.
• Inwerken | Ook vrijwilligers moeten ingewerkt worden. Goede informatie vooraf helpt; denk aan een informatiemap waarin belangrijke zaken staan. Voldoende tijd en begeleiding krijgen bij het uitvoeren van taken en het leren kennen van mensen is ook belangrijk.
• Contact | Houd regelmatig werkbesprekingen, waarbij vrijwilligers verslag kunnen doen en om hulp of advies kunnen vragen.
• Flexibiliteit | Past het werk toch niet bij de vrijwilliger? Maak het bespreekbaar en kijk samen wat wel kan.
• Vertrouwen | Waar mensen samenwerken kunnen irritaties ontstaan. Zorg dat ook dit soort zaken bespreekbaar zijn en dat mensen ook meer persoonlijke klachten op een vertrouwelijke manier kwijt kunnen.
• Evaluatie | Houd één of twee keer per jaar een (goed voorbereide) bijeenkomst voor alle vrijwilligers, waarin alle zaken rondom het werk van de afgelopen periode besproken kunnen worden. Op die manier blijven vrijwilligers betrokken en krijgen ze de kans om gehoord te worden door de organisatie en door elkaar.
• Betrokkenheid | Geef de vrijwilligers een rol in het (vrijwilligers)beleid van de organisatie. Hierdoor geef je hen het gevoel en vertrouwen een volwaardige plaats in de organisatie in te nemen.

Check-up

Het is goed om regelmatig een gesprek met je vrijwilligers te hebben dat verder gaat dan ‘Hoe gaat het?’. De volgende zaken kunnen in zo’n ‘werkbespreking’ aan de orde komen:

• Voor welke taken is de vrijwilliger verantwoordelijk? Zijn daar vragen over?
• Is de vrijwilliger tevreden met deze taken? Is het misschien te veel of te weinig werk?
• Wordt de vrijwilliger blij van het werk? Waarom wel/niet?
• Hoe is de samenwerking met anderen?
• Hoe vindt de vrijwilliger de begeleiding? Wat kan er beter?

Feedback

Iemand aanspreken op zijn functioneren is altijd lastig. Helemaal als iemand zich vrijwillig inzet. Toch is het belangrijk om feedback te geven. Plus: feedback kan ook positief zijn! Zo geef je goed feedback:

• Concreet | Geef aan welke concrete situatie zich heeft voorgedaan en wanneer het voorval plaatsvond.
• Gedrag | Geef feedback op veranderbaar gedrag en niet op persoonlijke tekortkomingen.
• Persoonlijk | ‘Ik vind’ in plaats van ‘jij doet’ komt minder aanvallend over.
• Balans tussen feedback en complimenten | Vertel wat je goed vindt gaan, maar ook waar het volgens jou beter kan. Vind hierin een balans en benadruk dat je blij bent met de inzet van de vrijwilliger.
• Timing | Feedback geven werkt het beste op een moment dat je er rustig over kunt praten, maar wacht ook niet te lang met een onderwerp aankaarten.
• Actie/reactie | De vrijwilliger kan het eens zijn met je feedback, maar dat hoeft niet. Spreek over hoe je hier in de toekomst mee omgaat.

Als organisatie moet je dus ook feedback van je vrijwilligers willen ontvangen:

• Laat merken dat hun feedback waardevol is en koppel terug wat ermee wordt gedaan en wanneer.
• Kies een vorm die bij de organisatie en de vrijwilligers past. Voor de één is dat een schriftje bij de balie, voor de andere een e-mail naar de contactpersoon of misschien wel een Trello-bord.
• Houd bij welke feedback binnenkomt. Zo kun je zien of bepaalde zaken bij meer mensen spelen. Houd hierbij rekening met persoonlijke informatie en/of persoonsgegevens.

Download

Vrijwilligers zijn onmisbaar bij het organiseren en uitvoeren van mooie culturele plannen in de wijk. Om initiatiefnemers hierbij te helpen is er nu het handboek 'Vrijwilligers: de basis'. Met welke regels moet je rekening houden en hoe haal je het beste uit jullie samenwerking? Deze leidraad biedt handvatten voor alle organisaties die werken met vrijwilligers.

Dit handboek is een initiatief van Gemeente Rotterdam - Advies op maat uitgevoerd door BMC, Cultuur Concreet en Zorgzaam010.