Hoe groot of klein je evenement, festival of tentoonstelling ook is, bij het organiseren ervan moet een hoop geregeld worden. Download het Cultuur Concreet voorbeeld draaiboek en voorkom chaos en stress tijdens jouw initiatief.
Om een goed overzicht te bewaren is het belangrijk om te beginnen met de algemene informatie. Dit doe je door beknopt, in maximaal drie zinnen per regel, toe te lichten wat je precies gaat doen.
De gegevens van de organisator staan bovenaan en zijn duidelijk zichtbaar voor mensen met vragen, bijvoorbeeld de leverancier van de geluidsinstallatie of een medewerker die wil weten waar de bezem staat.
Je wilt voorkomen dat je tijdens je activiteit een telefoonnummer van een leverancier of medewerker moet zoeken. Noteer hun gegevens daarom overzichtelijk in het draaiboek. Deze deel je uit en hang je hier en daar strategisch op. In verband met privacy is het wel belangrijk om met iedereen af te stemmen of ze akkoord zijn dat hun gegevens op deze manier worden gedeeld.
Niet alleen de activiteit zelf moet in de planning staan, ook de op- en afbouw krijgen een eigen schema. Om te voorkomen dat je overspoeld wordt met een gevoel van ‘Waar moet ik beginnen?!?’, begin je bij het schrijven van het globale programma. Dit vul je aan met nevenactiviteiten, details en randzaken per uur, halfuur, kwartier of - maar alleen als het echt nodig is - zelfs per minuut.
Zaken om in je draaiboek bij stil te staan zijn:
Als het programma is uitgewerkt, maak je een lijst met alle benodigdheden per handeling. Zo hoef je niet door je planning te zoeken en heb je een overzicht van alle benodigdheden voor de activiteit. Denkt hierbij aan de EHBO-doos, evaluatieformulieren, de programmaboekjes of wisselgeld.
Ook maak je per leverancier, gastspreker of artiest een lijst met benodigdheden. Dit is nuttig voor de medewerkers die de op- en afbouw verzorgen, maar ook voor de betrokkenen zelf.
Wat doe je als het regent tijdens je evenement in de buitenlucht? Heb je nagedacht over een vluchtroute in het geval van nood? Is er iemand op locatie die kan reanimeren?
Natuurlijk hoop je dat het evenement een succes wordt en alles op rolletjes loopt, toch is het nodig om na te denken over een noodplan. Voeg daarom een vluchtroute of regenplan toe aan je draaiboek. Als je iets in de wijk organiseert is het handig om vooraf contact te zoeken met de wijkagent. Mocht er iets gebeuren, kan je direct contact opnemen en andersom ook. Tot slot is het verplicht om een BHV’er aanwezig te hebben bijeen activiteit van meer dan 200 personen.
Verstuur het definitieve draaiboek minimaal een week van tevoren. Mochten er aanvullingen zijn, kan je dit op tijd aanpassen en erop anticiperen. Op de dag van je activiteit bespreek je het draaiboek met alle betrokkenen, voordat de deuren opengaan. Dit doe je tijdens de briefing, zo maakt iedereen met elkaar kennis en weten ze van elkaar wie wat doet.
Geef je draaiboek alleen aan de mensen waarvoor het relevant is en bespreek tijdens je briefing waar het draaiboek hangt. Uit het zicht van bezoekers, denk aan een keukenkastje, backstage of op het personeelstoilet.
Om te zorgen dat je door alle tabellen het overzicht verliest, creëer dan overzicht door kleur aan te brengen. Dit geeft rust voor de lezer en benadrukt meteen de prioriteiten van het draaiboek. Voor de finishing touch kan je een nette voorkant maken en eventueel een inhoudsopgave bij een uitgebreider draaiboek.
Bekijk per kolom wat relevant is om te benoemen. Zo kunnen de kolommen worden weggehaald, maar ook worden toegevoegd.
Bedankt voor je feedback!
Kom je er niet uit? Of heb je nog vragen over dit onderwerp? We helpen je graag!
De AVG; je hebt er vast over gehoord. Wat is het en wat moet je er mee? De AVG, afkorting van Algemene Verordening Gegevensbescherming, voorkomt dat organisaties onnodig naar persoonsgegevens vragen. Alle grote en kleine organisaties, ondernemingen en zzp’ers binnen de EU zijn verplicht om deze AVG regels op te volgen. Om zo goed mogelijk gehoor te geven aan deze privacywet, helpt Cultuur Concreet je op weg.
