Zie je door de bomen het bos niet meer? Dan is het tijd voor een (tussen)evaluatie. We leggen je uit waarom je evalueert en vooral HOE.
Een tussenevaluatie is handige manier om tijdens je initiatief de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen, voor jezelf alles op een rijtje te zetten en met frisse moed er weer tegenaan te gaan. Is je initiatief afgerond en is het tijd om te reflecteren? Ook dat is nuttig.
Evalueren doe je niet alleen achteraf, maar is ook belangrijk bij de voortgang van je project. Zo kom je niet op het laatste moment voor verrassingen te staan. Onze vragenlijst biedt hulp. Je leert om jezelf een spiegel voor te houden en van daaruit na te denken over hoe dingen verbeterd kunnen worden. De vragen zijn geïnspireerd op de kwaliteitscirkel van Deming; Plannen – Doen – Controleren – Actualiseren.
Bij het plannen van je initiatief maak je een projectplan, draaiboek en planning. Je omschrijft wat je gaat doen, met welk doel en hoe je dat gaat bereiken.
Tijdens het doen ga je aan de slag met je planning. Je belt daadwerkelijk de mensen die je nodig hebt, gaat op locatiebezoek, ontwerpt je producten voor marketing en maakt afspraken met iedereen die betrokken is bij je initiatief.
Daarna controleer je bovenstaande onderwerpen. En híer komt nou het evalueren om de hoek kijken. Loopt alles zoals gewenst? Kloppen de huidige omstandigheden nog met het initiële idee? Moet je vooral zo doorgaan of moet je bijsturen?
Actualiseren doe je ná het evalueren. Alles wat bijgestuurd moet worden zet je in werking. Vanuit hier ga je weer plannen, die plannen voer je uit (doen), je controleert weer of het gaat zoals gewenst en gaat aan de slag om die ideeën te actualiseren.
Het wordt niet voor niets een cirkel genoemd, dit proces kun je constant herhalen. Maakt niet uit hoe groot of klein je initiatief is.
Voordat je verder leest: download de vragenlijst en pak je projectplan erbij. Zo heb je je originele idee direct bij de hand.
De onderwerpen van de vragenlijst lopen synchroon met die van het projectplan. Werk het formulier rustig door. Het formulier is slechts een hulpmiddel. Er is niet één vragenlijst te schrijven die voor ieder initiatief allesomvattend is. Hier en daar zul je dus wat afwijken van het vragenformulier en dat is helemaal prima.
Er zit vaak zoveel tijd en aandacht in jouw project dat het moeilijk is om kritisch op jezelf te zijn. Daarom is het nuttiger om samen met de mensen met wie je het project organiseert te evalueren. Om die reden moet je van tevoren, tijdens het maken van je planning, al nadenken over wanneer je graag wilt evalueren. Dan kan iedereen die data vrijhouden.
Evalueren geeft je overzicht over waar je bent in je proces en wat er nodig is om alles gestroomlijnd te laten verlopen. Aan het einde van je proces evalueren geeft inzicht over hoe je proces is gegaan, waar je tegenaan liep, wat gaaf was en wat je een volgende keer beter anders kunt aanpakken.
Het is aan te raden om in ieder geval op de helft van je planning een tussenevaluatie in te plannen.
Soms zit je zo ín het proces van organiseren, met je neus er bovenop, dat het goed is om het geheel van een afstandje te bekijken. Dit doe je niet alleen, dit doe je sowieso samen met wie je organiseert. Daarnaast kies je gericht wie opbouwende feedback zou kunnen geven binnen je netwerk. Zo kun je evalueren met de cultuurregisseur, een wijknetwerker of iemand die in hetzelfde vakgebied werkt.
Er is geen regel betreft de frequentie, maar zoals je hierboven kunt lezen is het een constant proces dat je kunt blijven herhalen. Het is belangrijk dat je niet alleen praat over wat er goed gaat of anders zou moeten in je initiatief, maar dat je daar ook op anticipeert.
Let op: Evalueren is niet hetzelfde als verantwoorden. Tijdens evalueren kijk je met een kritische blik (terug) naar je initiatief, bespreek je leermomenten en kijk je naar de toekomst. Verantwoorden doe je meestal richting een opdrachtgever of subsidieverstrekker. Naar mensen die in jou hebben geïnvesteerd en van je verwachten dat je je verantwoord voor het geld dat ze in jouw initiatief hebben gestoken.
Bedankt voor je feedback!
Kom je er niet uit? Of heb je nog vragen over dit onderwerp? We helpen je graag!
Je bruist van de ideeën en wil die in jouw wijk uitvoeren. Om te beginnen maak je een projectplan. Zo ontstaat er overzicht. Een projectplan is niet alleen handig voor jezelf, maar ook een verplicht onderdeel van bijvoorbeeld een subsidieaanvraag. Maar hoe schrijf je zo’n projectplan?
