Bij het versturen van een persbericht bestaan er drie grote valkuilen; het persbericht bevat geen nieuws, de tekst is te commercieel en journalisten krijgen héél veel mail. Met dit stappenplan verhoog je de kans voor ‘free publicity’ voor jouw project.
1. Doel
Bedenk – zo concreet mogelijk – wat het doel is van het bericht. Journalisten zijn, behalve druk, ook een beetje lui. Wil je dat het één op één herplaatst wordt? Zorg dan dat het bericht zo veel mogelijk op een (kranten)artikel lijkt. Wil je dat er een journalist/fotograaf langs komt voor een reportage? Dan kun je beter een uitnodiging sturen. Wil je de journalist verleiden tot het schrijven van een achtergrondverhaal? Laat in de tekst dan duidelijk merken dat er nog meer te vertellen / doen / zien is.
2. Nieuws
Een persbericht schrijven betekent: nieuws, geen reclame. Omdat je zelf bij het project betrokken bent, is het soms lastig in te schatten wat interessant is voor een buitenstaander. Neem daar even de tijd voor.
3. Kop
Zorg voor een opvallende titel. Kort, inhoudelijk en noem de naam van je organisatie / project. Maar alleen als die naam al bekend is. Anders kun je juist beter kiezen voor ‘nieuw festival’ of ‘veelbelovende danser’. Je kunt ook prikkelend citaat, eventueel aangevuld met een verduidelijkende onderkop, gebruiken. Bijvoorbeeld ‘Rotterdammers willen geen kunst,’ met als onderkop ‘Organisatie X presenteert onderzoek cultuurbeleving.’
4. Intro
In de eerste alinea – ook wel de lead genoemd – geef je antwoord op de vier belangrijkste vragen die de lezer heeft.
Meestal verstuur je een persbericht over iets dat nog gaat gebeuren. Journalisten en lezers houden namelijk niet van ‘kijk eens wat je hebt gemist’ berichten. Verstuur je toch een bericht achteraf, dan verplaats je de ‘wanneer’ naar de volgende alinea.
5. Bericht
In de volgende alinea behandel je de vragen:
Laat in het beantwoorden van deze vragen voor de afwisselingen bijvoorbeeld iemand van de organisatie, een deelnemer of deskundige aan het woord.
Sluit, in het geval van een activiteit, af met alle praktische informatie open een rijtje, zoals datum, tijd, locatie en prijs o. Soms wil je ook achterliggende informatie over de organisatie geven, doe dat ook onderaan. Maar pas hier mee op! (zie tips).
6. Herschrijven
Laat het bericht even liggen en bekijk het daarna nog eens kritisch. Let op vlot en verzorgd taalgebruik. Gebruik zo veel mogelijk tegenwoordige tijd en vermijd woorden als ‘zouden’, ‘kunnen’ en ‘worden’. Kleine moeite groots effect; vergeet de spelling- en grammaticacheck van Word niet.
6. Versturen
Vaak kijken journalisten in eerste instantie niet verder dan de onderwerpregel en eventueel de eerste regels in het mailprogramma. Besteed hier dus extra aandacht aan. Zet niet het woord ‘persbericht’ in het onderwerp en neem ook niet per se de kop van je persbericht over. Denk na over een korte(re) pakkende omschrijving.
Verstuur je persbericht als tekst in het e-mailbericht en niet als bijlage. Zo hoeft de ontvanger niets extra’s te doen om het bericht te lezen. Gebruik om deze reden ook een standaard lettertype.
Een (kleine) bijlage – afbeelding of (samenvatting van een) rapport – meesturen kan prima, maar liever niet meer dan twee. Stel meer of grotere bestanden (bijvoorbeeld hoge resolutie afbeeldingen) beschikbaar via bijvoorbeeld wetransfer.com of een speciale webpagina.
Zorg dat je als afzender herkenbaar bent. Controleer ook hoe jouw emailaccount de afzender toont. Dus niet ‘leipekunstenaar@gmail.com’, maar bij voorkeur ‘Voornaam Achternaam – Organisatie’.
Structuur
Persberichten zijn meestal volgens een vast format opgebouwd en zijn niet langer dan één A4.
Begin met PERSBERICHT, plaats en datum. Dan in een iets groter lettertype en dikgedrukt de kop (niet meer dan 70 tekens). De kop wordt gevolgd door – ook dikgedrukt – de intro. Vervolgens de rest van de tekst in een standaard lettertype. Gebruik alinea’s met tussenkopjes om de tekst goed scanbaar te maken.
Je sluit af met een aantal liggende streepjes en een ‘Noot voor de redactie (niet voor publicatie)’. Hier kun je eventueel nog wat extra informatie kwijt en zet je je contactgegevens (naam, emailadres en telefoonnummer). Ook vermeld je hier de bijlage(s). Een foto of illustratie vergroot de kans op plaatsing, mits het geen regelrechte reclame is. Dus kies voor een goede sfeerafbeelding en niet voor een poster. Geef bij een afbeelding een eenregelige omschrijving en vermeld wie de fotograaf is.
Tips
Bedankt voor je feedback!
Kom je er niet uit? Of heb je nog vragen over dit onderwerp? We helpen je graag!
Online bereik je je doelgroep met relatief weinig budget. Maar… nieuwe platforms schieten als paddenstoelen uit de grond en op grote sites als Facebook, Twitter en Instagram wordt het steeds moeilijker om op te vallen. Dé truc om ‘viral’ te gaan hebben we niet voor je, maar met deze tips heb je zeker de basis op orde.
Cultuur Concreet brengt je in drie stappen de basis van marketing bij. In de cultuursector vond men ‘marketing’ lang een vies woord. Het gaat tenslotte om een hoger doel; de Kunst. Maar spelen voor lege zalen loont – letterlijk – niet en ook voor een kunstenaar is het fijn als iemand jouw ‘product’ koopt. Bovendien is marketing niets anders dan communicatie, het vertellen van een goed verhaal. En laten creatievelingen daar nu juist goed in zijn!
